La ficha clínica es uno de los documentos más importantes cuando de atención médica se trata. En ella se contiene toda la historia clínica de un paciente, información altamente relevante y confidencial.
Es en la unidad de archivo donde se almacenan todas las fichas clínicas del establecimiento y son sus funcionarios pieza clave para su resguardo, registro y traslado.
Es así que el equipo de archivo facilita la historia clínica de los pacientes que se atienden en las diferentes especialidades médicas tanto del área ambulatoria como hospitalizados. Además, de proveerde historial clínico para estudios médicos, cumplimiento de protocolos de atención, servicios administrativos y clínicos que necesiten información; siempre resguardando la integridad y confidencialidad de la información de cada paciente.
Según Flor Miranda, enfermera jefa de Archivo, esta labor es crucial para el funcionamiento del hospital, ya que “sin la información del historial clínico, el usuario no tendría el seguimiento de sus patologías en su ciclo de vida. La ficha clínica es más que un montón de papeles, es el diario de vida del usuario, sus mejorías y sus tratamientos en un lenguaje universal para el sistema de salud”.
Equipo humano comprometido con su labor
En total son nueve los funcionarios que componen la unidad de archivo, en sus manos está la seguridad de más de 400 mil fichas clínicas que actualmente posee el Hospital de Melipilla.
Tarea titánica que contempla dos áreas de trabajo: archivo activo y pasivo. El archivo activo está compuesto por cinco funcionarios que se encargan diariamente de la entrega y recepción de documentación clínica a cada uno de los servicios.
A ellos se suma una funcionaria que realiza la limpieza de fichas pasivas que cumplen un plazo de 5 años sin movimiento. Y finalmente dos funcionarios que trabajan en archivo pasivo, donde se resguarda toda la documentación clínica de pacientes inactivos y/o fallecidos por un plazo de 15 años según lo estipula la ley.
Mientras que la encargada de la unidad se ocupa de las labores administrativas, tales como la actualización de protocolos de calidad, regularización de procesos, entrega de información clínica mediante solicitudes OIRS, entre otras actividades.
Guardianes de la ficha clínica
Juan Carlos León trabaja hace 11 años en archivo. “Mi trabajo consiste en ver las fichas que han sido agendadas y trasladarlas hasta el policlínico. En un día pueden moverse entre 600 y hasta 800 fichas (…) Este es el corazón que hay en el hospital, en cada ficha viene la vida de una persona, por eso nuestra labor es tan importante”.
Luis Pinto es uno de los funcionarios más antiguos de archivo, con cerca de 14 años de experiencia en esta unidad, señala que este es un trabajo muy relevante para el hospital porque “somos como un centro neurálgico, no trabajamos solos, trabajamos con todo el hospital. A mi me gusta venir a trabajar al archivo, me gusta lo que hacemos y es algo que me enriquece todos los días”.
Patricio Ballesteros es funcionario del archivo pasivo, con cerca de 9 años de servicio, su rol es fundamental en el registro, almacenamiento y resguardo de las fichas inactivas. “Yo pienso que toda información de un paciente, sin importar lo antigua que sea, es importante para la vida de una persona. Por eso hacemos una labor muy acuciosa acá para resguardar las fichas, registrarlas y tenerlas ordenadas”.
Felicitamos y agradecemos la labor del equipo de archivo, la que sin duda es fundamental para la gestión hospitalaria de nuestro establecimiento y muy especialmente para nuestros pacientes.
